Die Zeit titelt am 02. Januar “Die führen nicht effizient”. Es geht dabei um Generation Y, also die Jahrgänge 1977 bis 1998, welche in Führungspositionen nicht effizient kommunizieren. Ich komme da immer durcheinander. Zur Erinnerung, Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation). Hingegen Effektivität beschreibt den Grad der Zielerreichung.

Managementprofessor Phillip Riehm vertritt im Interview die These die Kommunikation weniger stark über Texte wie E-Mail und Instant Messaging laufen zu lassen hingegen solle wieder mehr das persönliche Gespräch gesucht werden. Ich fand den Artikel sehr interessant, weil ich mich hier auch selber wiedererkannt habe. Ich greife auch gerne zur E-Mail oder zum Messenger. Aber warum neigt offenbar unsere Generation zu diesen Kommunikationsmitteln?

Ein Grund kann sein, dass die Teenager der Generation Y schon sehr starken Kontakt zum Internet hatten. Auch ich kam früh mit Chaträumen und den ersten Instant Messenger wie ICQ in Kontakt. Das textuelle verbreiten von Informationen ist seitdem immer wichtiger geworden. Nicht umsonst zählt Whatsapp mittlerweile mehr als 450 Millionen Benutzern weltweit zu den größten Anbietern. Diverse gesenkte Köpfe in den öffentlichen Verkehrsmitteln sprechen eine ähnliche Sprache. Im Studium der Informationswirtschaft lernte ich,dass eine geschriebene Nachricht immer wesentlich weniger Informationen enthält als das gesprochene Wort Angesicht zu Angesicht. Zwar kann man mit Emoticons grob die emotionale Ebene nachzeichnen, dennoch fehlen diverse Informationen (Mimik, Gestik, Intonation, etc.). Der Ratschlag das persönliche Gespräch zu suchen, klingt also zunächst vernünftig. Allerdings möchte ich das nicht so stehen lassen:

1. Bereit wenn du es bist

Die textuelle Nachricht hat den Vorteil, sie steht für den Adressaten bereit und wartet auf seine Aufmerksamkeit. Sobald mein Gesprächspartner das Kommunikationsmittel also öffnet, kann er seine Aufmerksamkeit darauf richten und die Antwort verfassen.

2. Ohne Ablenkung und ohne Druck

Es wartet niemand am Telefon und möchte direkt eine Antwort. Man muss niemanden am Telefon vertrösten und wohlmöglich dabei einen schlechten Eindruck machen.

3. Ohne persönliche Note

Zwar kann dies ein Nachteil sein aber ich schätze dabei die Reduktion auf die Sachebene. Persönliche Stimmung, Zerstreutheit, Stress der Stimme schwingen bei einer E-Mail weniger mit als bei einem persönlichen Gespräch.

4. Dokumentation

Wenn die Unternehmenskultur nicht ideal ist, kann es auch notwendig sein möglichst viel in schriftlicher Form festzuhalten. Das ist zwar traurig aber im Großteil der Unternehmen notwendig um sich gegenüber seinem Vorgesetzten und seinen Kollegen abzusichern.

5. Zeitmanagement

Eine wichtige Frage, eine wichtige Antwort oder eine allgemeine Information müssen an den Mann oder die Frau gebracht werden. Warte ich auf das persönliche Gespräch erfordert es noch mehr Kontrolle, Organisation und Rückverfolgung. Eine Nachricht via Lync ist schnell platziert. Danach kann ich zum nächsten Tagesordnungspunkt gehen und später wieder zurückkehren.

6. Wir müssen einfach mehr miteinander sprechen

Wie oft habe ich diesen Ausspruch schon gehört. Jeder spricht bei der Arbeit jeden Tag. Eine Arbeit nur über E-Mail und sonstige Wege ist schlicht nicht möglich. Wesentlich wichtiger ist vielleicht anstelle miteinander einfach nur zu sprechen auch das Richtige dabei zu sagen.

Um dies klar zu stellen. Ich möchte nicht auf die persönliche Kommunikation via Telefon oder Face-to-Face verzichten, es geht schließlich nicht ohne wie in Beispiel 6 bereits erläutert. Man sollte sich nur überlegen für welche Art von Arbeit oder Aufgabe welche Kommunikationsform nützlich ist. Eine Eskalation mit dem Kunden wird über das Telefon oder im persönlichen Gespräch geregelt. Ganz klar. Auch dringende Anweisungen an die Mitarbeiter gehen besser über den persönlichen Kontakt. Die Frage nach einer Mitfahrgelegenheit in die Firmenzentrale nächsten Donnerstag kann ich allerdings getrost auslagern und auch die Quartalszahlen aus 2013 für den Bereich IT Operation brauche ich nicht über das Telefon zu erfahren.

Zusammengefasst kann ich Herrn Riehm eingeschränkt zustimmen. Führungskräfte der Generation Y sollten aber einerseits das für den Anlass passende Kommunikationsmittel nehmen und andererseits auch im persönlichen Gespräch die Kommunikation klar und deutlich halten. So klappt es dann auch mit der Effizienz.

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